Perché ne parliamo

Per una associazione di volontariato come la nostra, crescere e offrire il nostro percorso educativo al maggior numero di ragazzi e ragazze è un obiettivo che si scontra quotidianamente con la scarsità di volontari. I nostri adulti e le nostre adulte, infatti, si dedicano con tanta passione ad un volontariato costante e impegnativo: trovarne altri e di più non è facile.

È per questo che ogni anno non possiamo soddisfare tutte le richieste delle famiglie che vorrebbero fare partecipare i loro figli alle nostre attività: si crea dunque una lista di attesa.

Con questo articolo desideriamo spiegare meglio come funziona la nostra lista di attesa e mostrare tutti i meccanismi e gli accorgimenti che applichiamo perché sia equa e rispettata.

I numeri della Sezione

La nostra Sezione è composta da 9 gruppi, ciascuno con una sua collocazione all’interno del territorio comunale. Ogni gruppo è composto da 10-12 adulti volontari che gestiscono  3 unità:

1. branco: 32 bambini/e della fascia 8-11 anni
2. reparto: 32 ragazzi/e della fascia 12-15 anni
3. compagnia: 15 ragazzi/e della fascia 16-18 anni

Queste sono le dimensioni massime che ciascuna unità può avere affinché il nostro metodo educativo funzioni. All’interno di queste unità vogliamo che maschi e femmine siano in egual numero e che i ragazzi e le ragazze siano distribuiti uniformemente per età.

A settembre di ogni anno, i più grandi del branco si spostano in reparto, i più grandi del reparto si spostano in compagnia e i più grandi della compagnia concludono il loro percorso educativo (se vorranno, diventeranno a loro volta degli adulti volontari).

Ognuno dei nostri 9 gruppi quindi, ogni inizio di anno scout (ottobre), può accogliere delle nuove persone come segue:

• 4 maschi e 4 femmine che nell’anno solare hanno compiuto o compiranno 8 anni
• se alcuni ragazzi/e del gruppo hanno deciso di abbandonare lo scoutismo, allora delle nuove persone possono prendere il loro posto.

Ogni anno quindi con i nostri 9 gruppi possiamo accogliere circa 150 persone.

Come troviamo e scegliamo 150 ragazze/ragazzi?

La lista di attesa

Le famiglie che desiderano far partecipare i propri figli alle nostre attività devono compilare un form di pre-iscrizione in cui inseriscono obbligatoriamente l’indirizzo di residenza, la data di nascita e il sesso del figlio o della figlia.

A partire da queste informazioni, il nostro portale crea delle liste ordinate per data di iscrizione. In ciascuna lista si trovano le persone aventi lo stesso sesso, anno di nascita e gruppo territorialmente più vicino.

A settembre gli adulti volontari di ciascun gruppo valutano quante persone il loro gruppo può accogliere per ciascun anno e sesso e inseriscono questa informazione nel portale.

A questo punto è il portale a mostrare, per ciascun anno e sesso, le informazioni e i contatti per chiamare il numero definito di persone. Ovviamente il portale mostrerà solo i primi nominativi in ordine cronologico per soddisfare le richieste del gruppo. Gli adulti del gruppo contattano le famiglie: se confermano l’interesse per la nostra associazione inizieranno un periodo di prova al termine del quale potranno decidere di procedere con l’iscrizione annuale; altrimenti gli adulti del gruppo potranno chiedere al portale di mostrare un nuovo nominativo in sostituzione.

Questo è un sistema molto rigido, che abbiamo implementato una decina di anni fa e che ci permette di essere certi che neanche nostri adulti poco informati possano fare favoritismi e violare il principio secondo cui i primi iscritti in lista di attesa saranno i primi ad essere contattati.

Calando questo sistema nella realtà, abbiamo implementato alcuni accorgimenti:

1. un nominativo che ha un fratello/sorella che sta seguendo il percorso educativo nella nostra associazione, ha la priorità sugli altri nominativi dello stesso sesso-anno-gruppo: è un aiuto che abbiamo deciso di dare alle famiglie che, avendo più figli, farebbero molta fatica a incastrare gli impegni nei fine settimana
2. se un gruppo esaurisce la lista di attesa per un anno-sesso, allora attinge dai gruppi più vicini geograficamente
3. in casi particolari il Responsabile Educativo della Sezione può dare la priorità ad alcuni nominativi. Questo succede una o al massimo due volte l’anno in tutta l’associazione e riguarda ragazzi/e che arrivano da contesti difficili (es. consigliati dai servizi sociali, ecc). Questa scelta nasce dalla volontà di voler includere anche persone che potrebbero ancor di più beneficiare dalle attività scout in uno specifico momento della loro vita.

Alla fine del periodo delle chiamate (settembre-novembre, a volte anche dicembre) i gruppi hanno ristabilito i loro numeri massimi.

Purtroppo ogni anno, a fronte di 150 nuovi posti disponibili, riceviamo circa 400-500 nuove pre-iscrizioni in lista di attesa. Significa che in media solo un terzo dei ragazzi/e che si iscrivono in lista di attesa effettivamente riuscirà a partecipare alle attività educative offerte dalla nostra associazione di volontari. Gli altri due terzi vengono contattati con un ritardo tale (parliamo anche di diversi anni) che l’interesse per le nostre attività è venuto meno rispetto ad altri impegni e attività.

Seguendo tutte le logiche fin qui delineate, è evidente che le maggiori probabilità di entrare a far parte di uno dei nostri gruppi ci sono nell’anno in cui i/le bambini/e compiono 8 anni. In tutti gli altri anni gli ingressi sono mediamente meno, visto che si tratta di rimpiazzare eventuali rinunce. 

Non ci sono quindi più possibilità dopo gli 8 anni? No, non è detto. Benchè siano minori, è sempre possibile che ci sia possibilità di entrare e che magari, essendo passato del tempo dall’inserimento in lista di attesa, alcune persone iscrittesi prima non siano più interessate. Non riusciamo a fare una stima sulle possibilità o una previsione di quando si potrebbe entrare: come delineato, ci sono tante variabili che incidono sulle disponibilità quindi non siamo in grado di fornire ulteriori dettagli.

La soluzione: crescere

L’unico modo che abbiamo per andare incontro alle numerose richieste è di crescere come associazione, reclutando più volontari per aprire nuovi gruppi nel nostro territorio. È una sfida molto difficile per noi. Aprendo un nuovo gruppo nel momento sbagliato si rischia infatti di sovraccaricare un organico di persone che svolgono un volontariato già impegnativo e quindi di ottenere il risultato opposto: allontanare volontari e rischiare di chiudere un gruppo.

Come associazione che rappresenta un movimento educativo non possiamo ovviamente esimerci dal puntare a crescere. L’ultima volta che abbiamo aperto un nuovo gruppo è stato tra il 2017 e il 2020 quando, grazie agli sforzi dei nostri volontari, è stato aperto in zona Isola il quarto gruppo che ci permette di accogliere una quindicina di ragazze/ragazzi in più ogni anno.

Speriamo con questo articolo di avere fatto chiarezza e di avere fatto emergere il lavoro che sta dietro al funzionamento della lista di attesa. Siamo ben consapevoli delle lunghe attese e della delusione che queste causano alle famiglie: ci stiamo impegnando a migliorare ulteriormente la loro gestione. Il primo passo di quest’anno è proprio questo articolo.